Кажется, мой цейтнот закончился и пару дней я буду дышать ровно, хотя кое-какие-дела ещё есть, но это всё "семечки" по сравнению с основной проделанной подготовкой. Потом, "час Х" и можно будет расслабиться до весны.
Казалось бы, уже не в первый раз организую подобные мероприятия, но, по-прежнему, нервничаю и беспокоюсь. На самом деле, самое сложное - состыковать всех участников процесса в одно время в одном месте.)) Как только процесс запущен, всё идёт по накатанным рельсам.))




Всё начинается с подачи заявки в РКФ. Она подаётся на год вперёд. Например, в начале 2016 года я буду подавать заявку на 2017. Причём, чтобы заявку удовлетворили, необходимо соблюсти ряд требований.

Заяку приняли. Потом, на заседании выставочной комиссии выставку утверждают и в конце года публикуют на сайте РКФ.

Теперь, зная дату проведения выставки, нужно договориться с судьёй-экспертом, который согласится проводить экспертизу на вашей выставке. А чаще, с двумя судьями, олраундером и с судьёй по отдельным породам.
Получаем письменное (или по эл.почте) согласие судьи и пишем бумажку в РКФ для согласования и утверждения. Подписываем её и храним.

Ещё нужно найти место проведения выставки. Не везде соглашаются запустить стадо термитов собак в помещение или на стадион. Но, обзвонив пару десятков мест и организаций, находим того, кто не знает о последствиях соглашается сдать в аренду помещение или стадион. Заключаем договор, проплачиваем. Можно выдохнуть.

А, нет. Ещё рано. Идём в городскую ветслужбу, несём бумажку для получения разрешения на проведение мероприятия по означенному адресу. Получаем резолюцию "разрешить" и опять же, храним бумажку в общей папочке.

Нужно ещё договориться с типографией, которая напечатает каталог быстро и качественно.

И про выездной буфет забывать не стоит. Люди проведут на выставке целый день и захотят перекусить.

Кстати, туалетные кабинки заказывать тоже надо. Там всё стандартно. Подписать договор и оплатить услугу. И, конечно, не забыть проконтролировать.

Не забудьте звказать и купить наградную продукцию - кубки, розетки, медали.
И постарайтесь найти спонсоров, которые согласятся предоставить призы на награждение. Обычно, это или зоомагазины или фирмы, торгующие кормами и аксессуарами.
Кстати, наличие спонсора не освобождант нас от покупки собственных призов для призёров и победителей выставки.

Теперь можно писать объявления по форумам и на спецресурсах и приглашать народ на регистрацию.
Обычно это делается за два-три месяца до начала мероприятия. И стоимость регистрации в начале самая низкая.

Вы думаете, народ стройными рядами идёт регистрироваться по минимальной цене? Фигушки! Все ломятся в последний вагон. Большинство заявок поступает в последние три дня регистрации.

Сами понимаете, что обработать такое количество заявок очень сложно. Наши люди на такси в булочную не ездят делают всё, чтобы усложнить процесс собственной регистрации. Пишут неполные данные, забывают приложить документы или копию квитанции об оплате. Приходится один пакет документов для регистрации "собирать" по разным письмам, вести переписку, чтобы получить недостающие данные.

Наконец, регистрация закончена. Хорошо, что сейчас есть программы, которые облегчают составление каталога. Но народ подолжает ломиться в уже закрытую дверь. Не прекращаются звонки и письма с просьбами "зарегистрируйте пожалуйста, очень надо, только что узнали, нам только последний САС и т.п."

Ну вот, каталог готов, отвезён в типографию. Пора готовить документы. Ринговые ведомости, дипломы, оценочные листы.
Распределяем и подписываем призы по призовым местам. Собираем вещи, мебель и оборудование, которые повезём с собой на выставку. Заказываем грузовое такси.
Распределяем обязанности помощникам, ринговой бригаде.

Утром "дня Х" встречаем судью с московского поезда в 5 утра, селим в гостиницу. Едем на погрузку. Загружаем все вещи в "газельку" и едем на место проведения выставки. Выгружаемся. Собираем палатки, ставим мебель, расставляем призовой фонд.
Проверяем, приехал ли буфет.
Показываем, где ставить туалетные кабинки.

Ветврач должен быть встречен с почётом и посажен за отдельный столик.

Тем временем уже началась регистрация. Народ выстраивается в очередь и возмущается низкой скоростью процесса.

Отправляем одного из помощников за судьями. Их нужно привезти незадолго до начала рингов.

Показываем судье место работы, выслушиваем замечания и пожелания. Исправляем всё, что можно.

Время пошло!
Процесс запущен. В ринг приглашаются первые участники.

И по накатанной 7-8 часов работы.
Все знают свой участок работы. Теперь мне нужно только контролировать процесс и разрешать какие-то сложные ситуации и вопросы.

Не смотря на то, что провожу я эти мероприятия уже много лет, каждый раз волнуюсь, переживаю и готовлюсь.

Ну что? Как говорится, ни пуха, ни пера!

Ну а после всё в обратном порядке.
Проводить судью, собрать и отвезти на место вещи и документы.
Подготовить отчёт по выставке и отвезти в Москву в течение двух недель.

Прочитать на форумах, как ужасно хорошо была организована выставка, какого безграмотного компетентного судью пригласили организаторы и вообще, это была худшая лучшая выставка в их жизни.

Через пару недель никто о нашей выставк уже и не вспомнит.

А нам пора готовиться к следующей.